Hoe houden wij de Ledenadministratie accuraat? Hoe houdt u contact met uw kerk?

De kerk is een gemeenschap van mensen. Om een gemeenschap te kunnen zijn is met elkaar meeleven belangrijk. Daarvoor is het goed om wel en wee te delen. Een belangrijke voorwaarde om dat goed te doen is een goede ledenadministratie.
De kerkenraad heeft daarom besloten om periodiek mutaties in het ledenbestand te melden in Kerkklanken om zo onze gemeenteleden op de hoogte te houden.

Reeds lang is bekend dat de aanlevering van mutaties in de ledenadministratie van de PKN vanuit de gemeentelijke Basisadministratie zal worden beëindigd. Dat betekent dat de plaatselijke kerken zich meer moeten inspannen om de kwaliteit van de ledenadministratie op peil te houden.
Een en ander betekent dat het nog belangrijker wordt dat de leden van de kerkelijke gemeente het Kerkelijk Bureau op de hoogte houden van gebeurtenissen in hun gezin die voor de kerkelijke gemeenschap van belang zijn.
Dit betreft overigens niet alleen de zogenaamde “harde” gegevens zoals verhuizing, huwelijk en overlijden, maar ook de onderwerpen die voor het lichamelijk en geestelijk welzijn van belang zijn. Nog te vaak komt het voor dat predikanten en ambtsdragers niet goed op de hoogte zijn van belangrijke gebeurtenissen en omstandigheden bij de gemeenteleden die voor hen van belang zijn bij het pastorale en diaconale werk.

Privacy
Tegenwoordig is veel aandacht voor het privacy-aspect aan ledeninformatie. De suggestie wordt vaak gewekt dat delen van ledeninformatie niet is toegestaan. Dit is niet zonder meer van toepassing:

  • Kerkklanken is een orgaan met gesloten verspreiding onder onze leden en directe belangstellenden.
  • Als geloofsgemeenschap is het belangrijk dat we met elkaar kunnen meeleven. Zonder informatie-uitwisseling is dat onmogelijk. In ons privacyreglement hebben wij daarom opgenomen dat het uitgangspunt is dat we ledeninformatie delen. Een uitzondering vormt informatie over ziekte en gezondheid. Die informatie wordt alleen gedeeld als men daartoe expliciet toestemming heeft gegeven. Voor alle andere informatie geldt het omgekeerde: wij gaan ervan uit dat die gedeeld mag worden, tenzij dit expliciet is aangegeven door de betrokken personen.

Formulier mutaties ledenadministratie
Voortaan wordt in kerkklanken een formulier opgenomen waarmee u veranderingen kunt doorgeven. U kunt dit formulier ook vinden op de website. Dat kunt u invullen, opslaan op uw computer en per mail sturen naar het kerkelijk bureau kerkelijkbureau@hervormdegemeentebeekbergen.nl.
U kunt het natuurlijk ook afdrukken of het exemplaar uit het kerkblad gebruiken, dat invullen en afgeven bij het kerkelijk bureau of in de collectezak stoppen.

Naamgeving
In onze samenleving komen veel verschillende vormen van samenlevingsrelaties voor. In de ledenlijst in de Gemeentegids wordt daar geen onderscheid in gemaakt. Alle samenlevingsrelaties worden opgenomen in het volgende formaat: De voorletters van beide personen gekoppeld door het &-teken, gevolgd door beide achternamen, gescheiden door het -koppelteken. Voorbeeld: Fam. J.H.&D.A. van der Veen-Vinke.
Verder zijn er gezinnen waarvan slechts een persoon als lid van onze gemeente staat ingeschreven. De ander is geen lid of een zogenaamd “mee-geregistreerde” persoon. In die situatie is de eerste naam degene die als lid van onze gemeente in de ledenadministratie is opgenomen. Inwonende kinderen worden in de ledenlijst niet afzonderlijk vermeld.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s